Chuyển văn phòng không chỉ là thay đổi về địa điểm làm việc mà còn là một bước chuyển mình quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để việc chuyển dọn văn phòng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, một kế hoạch chi tiết và hợp lý là vô cùng cần thiết. Hiểu được điều này, Chuyển Nhà 24h đã tổng hợp và chia sẻ đến bạn 10 bước lập kế hoạch chuyển văn phòng đơn giản, hiệu quả và chi tiết giúp doanh nghiệp tổ chức công việc khoa học, tối ưu chi phí, duy trì hoạt động kinh doanh liên tục và giảm rủi ro khi di dời.
1. Lập kế hoạch dự án chuyển văn phòng
Lập kế hoạch dự án chuyển văn phòng như thế nào? Chuyển văn phòng là cột mốc đánh dấu sự chuyển mình đột phá hay sự thay đổi quan trọng của hầu hết các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, vì vậy cần lên kế hoạch dự án để quá trình này diễn ra thuận lợi, hạn chế rủi ro, tiết kiệm thời gian nhất. Các bước cần thực hiện khi lập kế hoạch dự án chuyển văn phòng là:
- Xây dựng danh sách các nhiệm vụ cụ thể: Các công việc cần làm khi chuyển văn phòng gồm: Kiểm kê tài sản hiện tại, đóng gói đồ đạc, liên hệ với đối tác, và thiết lập văn phòng mới,… Danh sách nhiệm vụ này nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ hạng mục quan trọng nào. Qua đó, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn tiến độ công việc và tập trung vào các nhiệm vụ cần thiết trước tiên.
- Thiết lập deadline cho từng nhiệm vụ: Mỗi nhiệm vụ trong danh sách công việc cần được gắn với một thời hạn hoàn thành cụ thể, đảm bảo phù hợp với tổng timeline của dự án. Các mốc thời gian này cần được giám sát chặt chẽ để đảm bảo tiến độ và kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh, tránh làm gián đoạn toàn bộ kế hoạch.
- Chỉ định người phụ trách, nhóm hỗ trợ và họp định kỳ: Lựa chọn nhân sự quản lý giám sát quy trình, phối hợp phòng ban và báo cáo tiến độ, đồng thời thành lập nhóm hỗ trợ để triển khai từng nhiệm vụ cụ thể. Ngoài ra, cần tổ chức họp thường xuyên giúp cập nhật tiến độ và xử lý vấn đề kịp thời.
Việc lập kế hoạch dự án chuyển văn phòng nên thực hiện sớm, cụ thể đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, quá trình chuẩn bị nên bắt đầu ít nhất 6 tháng trước khi di dời. Với các doanh nghiệp lớn, thời gian này có thể kéo dài từ 1-2 năm để đảm bảo các yếu tố như: Tìm kiếm văn phòng mới, thiết kế không gian, và quá trình di dời được thực hiện một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Ngoài ra, để đảm bảo quá trình chuyển văn phòng hiệu quả, doanh nghiệp cần phân tích nhu cầu hiện tại và tương lai như: quy mô nhân sự, không gian làm việc, và các tiện ích cần thiết để chọn văn phòng mới.
Đồng thời, xây dựng phương án dự phòng để xử lý rủi ro như: Trễ tiến độ, thất lạc hoặc hư hỏng đồ đạc, ngân sách bổ sung, bảo hiểm hàng hóa và danh sách kiểm kê chi tiết. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ quản lý dự án như: Trello, Asana, hoặc Microsoft Project,… để hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và giao tiếp nhóm hiệu quả hơn.
2. Xác định ngân sách chuyển văn phòng
Có những chi phí nào cần xác định khi chuyển văn phòng? Việc xác định ngân sách giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tránh phát sinh không cần thiết. Qua đó có thể dự trù cân đối cho các khoản như: Thuê văn phòng mới, vận chuyển, đóng gói, bảo hiểm đồ đạc và dự phòng rủi ro. Cụ thể, ngân sách chuyển văn phòng gồm:
- Chi phí hoàn trả mặt bằng cũ (nếu có): Bao gồm việc sửa chữa, vệ sinh, hoặc khắc phục hư hỏng để đáp ứng các yêu cầu trong hợp đồng thuê, hoàn trả lại hiện trạng ban đầu lúc trước khi thuê. Lưu ý kiểm tra kỹ các điều khoản hợp đồng để tránh bị phạt thêm chi phí không đáng có.
- Chi phí thuê văn phòng mới: Bao gồm tiền thuê, đặt cọc và phí quản lý. Nên thương thảo kỹ các điều khoản hợp đồng và yêu cầu ban quản lý tòa nhà giải thích rõ về các khoản phí liên quan.
- Chi phí chuyển dọn văn phòng: Bao gồm vận chuyển, đóng gói, bảo hiểm và các chi phí phát sinh khác. Nếu thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, hãy yêu cầu báo giá chi tiết từ nhiều đơn vị để so sánh và chọn gói phù hợp.
- Chi phí nâng cấp: Bao gồm thiết kế, thi công nội thất, và mua sắm trang thiết bị mới. Doanh nghiệp nên khảo sát giá từ các nhà cung cấp uy tín để tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng
- Dự phòng ngân sách: Một khoản dự trù để xử lý các rủi ro như hư hỏng đồ đạc hoặc chi phí phát sinh. Luôn giữ một khoản dự phòng ít nhất 10-15% tổng ngân sách để đảm bảo xử lý các tình huống bất ngờ mà không ảnh hưởng đến tiến độ.
>>> Xem thêm: Giá dịch vụ chuyển văn phòng.
3. Thiết lập thời gian biểu (timeline) chuyển văn phòng
Thiết lập thời gian biểu chuyển văn phòng ra sao? Thiết lập timeline giúp đảm bảo quá trình chuyển văn phòng diễn ra đúng tiến độ, khoa học và không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Timeline cần phân bổ thời gian hợp lý cho các mốc thời gian quan trọng như: Kết thúc hợp đồng cũ, quá trình di dời và lắp đặt tại văn phòng mới,… qua đó giúp giám sát tiến độ, xử lý phát sinh và hỗ trợ nhân viên, đối tác chuẩn bị tốt hơn, đảm bảo sự ổn định nhanh chóng. Các công việc thiết lập thời gian cơ bản gồm:
- Xác định ngày chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng hiện tại: Trước hết, cần xác định rõ ngày hợp đồng thuê văn phòng cũ sẽ kết thúc để làm cơ sở cho việc lên kế hoạch chuyển dọn. Việc này giúp bạn biết chính xác khi nào cần hoàn tất mọi công việc tại văn phòng cũ và chuyển sang văn phòng mới.
- Lựa chọn ngày chuyển văn phòng: Sau khi xác định ngày kết thúc hợp đồng, hãy chọn ngày chuyển văn phòng phù hợp. Nên ưu tiên chọn ngày cuối tuần hoặc những ngày ít ảnh hưởng đến công việc kinh doanh để tránh gián đoạn hoạt động. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tham khảo ngày tốt chuyển văn phòng để giúp mọi việc diễn ra thuận lợi.
- Phân bổ thời gian hợp lý cho từng giai đoạn: Lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn trong quá trình chuyển văn phòng. Sau đó, xác định thời gian cụ thể cho việc kiểm kê tài sản, đóng gói đồ đạc, vận chuyển và lắp đặt tại văn phòng mới. Đảm bảo rằng mỗi công đoạn có thời gian đủ để hoàn tất mà không gây áp lực vào phút cuối. Bên cạnh đó, việc phân bổ hợp lý thời gian cho các nhiệm vụ, sẽ giúp việc chuyển văn phòng trở nên suôn sẻ và ít phát sinh vấn đề.
4. Tìm kiếm văn phòng mới
Tìm kiếm văn phòng mới như thế nào để đáp ứng nhu cầu và tối ưu về chi phí? Tìm kiếm văn phòng mới là bước quan trọng, giúp doanh nghiệp chọn được không gian phù hợp với nhu cầu hiện tại và tương lai. Việc này cần cân nhắc các yếu tố như: Vị trí, diện tích, ngân sách và tiện nghi, phong thủy môi trường, đảm bảo hỗ trợ hiệu quả kinh doanh và hình ảnh thương hiệu.
Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu về diện tích, số lượng phòng ban, tiện ích cần thiết và vị trí thuận tiện giao thông, gần khách hàng hay gần chỗ ở số đông nhân viên, thuận lợi việc tuyển dụng, có chỗ đỗ xe. Lập ngân sách thuê văn phòng chi tiết để kiểm soát các chi phí thuê, đặt cọc, quản lý, tránh vượt khả năng tài chính. Tiếp theo, tham khảo nhiều lựa chọn qua môi giới, trực tuyến hoặc trực tiếp, sau đó kiểm tra thực tế để đánh giá chất lượng, môi trường và khả năng mở rộng không gian trong tương lai.
Khi thương lượng hợp đồng, cần đảm bảo giá thuê, thời hạn và các khoản phí linh hoạt, tránh ràng buộc lâu dài. Để tối ưu chi phí, nên chọn văn phòng có nội thất sẵn hoặc tìm các ưu đãi từ chủ tòa nhà như miễn phí tháng đầu hay giảm phí bảo trì. Cuối cùng, kiểm tra kỹ hợp đồng thuê và đảm bảo tính pháp lý, nhờ tư vấn chuyên gia nếu cần. Quy trình này không chỉ tối ưu chi phí mà còn hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững.
5. Hoàn trả mặt bằng cũ và thiết kế văn phòng mới
Hoàn trả mặt bằng cũ và thiết kế văn phòng mới ra sao? Một bước quan trọng trong việc lập kế hoạch chuyển văn phòng là đảm bảo hoàn trả mặt bằng cũ theo đúng các điều khoản hợp đồng thuê. Trước khi di dời, cần kiểm tra lại các yêu cầu trong hợp đồng, đặc biệt là những điều khoản liên quan đến việc sửa chữa, làm sạch và trả lại mặt bằng trong tình trạng nguyên vẹn. Sau khi hoàn tất việc di dời, cần dọn dẹp văn phòng cũ, khôi phục các hư hỏng (nếu có) và hoàn tất thủ tục với chủ tòa nhà để tránh các chi phí phát sinh không mong muốn.
Song song với đó, việc thiết kế văn phòng mới hay chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng để khi chuyển dọn qua địa điểm mới để doanh nghiệp có thể hoạt động nhanh chóng không bị gián đoạn cũng là bước không thể thiếu.
Trước khi chuyển đồ đạc, doanh nghiệp cần phối hợp với các đơn vị thiết kế nội thất, thi công xây dựng để lên kế hoạch bố trí không gian làm việc sao cho hợp lý, tối ưu hóa diện tích và đáp ứng nhu cầu sử dụng của các phòng ban. Việc thiết kế này không chỉ giúp cải thiện không gian làm việc mà còn nâng cao hiệu quả công việc và sự hài lòng của nhân viên sau khi chuyển dọn qua văn phòng mới.
6. Thông báo đến nhân viên, đối tác và khách hàng
Thông báo đến nhân viên, đối tác và khách hàng như thế nào? Thông báo chuyển văn phòng đến nhân viên, đối tác và khách hàng là việc cần thiết để đảm bảo không có gián đoạn trong công việc và giao tiếp. Qua đó giúp nhân viên có thể chuẩn bị cho quãng đường di chuyển đến văn phòng mới. Đồng thời giúp cho các đối tác và khách hàng biết địa chỉ mới để duy trì mối quan hệ và hoạt động giao dịch được suôn sẻ. Các công việc công ty cần thực hiện, cụ thể là:
- Thông báo nội bộ cho nhân viên: Cung cấp thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm và kế hoạch di dời. Đồng thời, công ty nên tổ chức họp hoặc gửi email để nhân viên chuẩn bị cho sự thay đổi, bao gồm: Việc thay đổi chỗ ngồi, khu vực làm việc, và điều chỉnh công việc nếu cần thiết.
- Cập nhật địa chỉ mới trên các kênh truyền thông: Công ty thực hiện cập nhật địa chỉ văn phòng mới trên website, email công ty, văn bản/tài liệu chính thức, và các nền tảng mạng xã hội. Qua đó giúp đảm bảo mọi thông tin liên lạc đều được điều chỉnh kịp thời để khách hàng và đối tác không gặp khó khăn trong việc tìm kiếm.
- Gửi thông báo đến khách hàng và đối tác: Đối với các khách hàng và đối tác quan trọng, công ty nên liên hệ trực tiếp qua email, điện thoại để thông báo về việc thay đổi địa chỉ văn phòng. Nếu đang trong giao dịch, nên cung cấp thông tin rõ ràng về thời gian chuyển dọn và các công việc cần làm cũng như cam kết để không gián đoạn hoạt động kinh doanh.
- Thông báo đến các nhà cung cấp dịch vụ: Thông báo các nhà cung cấp dịch vụ như: Điện, internet, viễn thông để thông báo về việc thay đổi địa chỉ và lắp đặt lại dịch vụ tại văn phòng mới. Cần đảm bảo rằng mọi dịch vụ sẽ được thay đổi đúng thời gian để không gián đoạn công việc.
>>> Xem thêm: Mẫu thông báo chuyển văn phòng.
7. Phân loại đồ đạc và chuẩn bị các vật dụng đóng gói hay trang thiết bị để tháo lắp, di dời
Nên phân loại đồ đạc và chuẩn bị vật dụng đóng gói hay trang thiết bị tháo lắp hay di dời như thế nào? Phân loại đồ đạc giúp tránh lãng phí và biết rõ số lượng đồ đạc cần mang qua văn phòng mới, cũng như giải pháp phù hợp để vận chuyển chúng.
Bên cạnh đó, việc chuẩn bị vật dụng đóng gói giúp bảo vệ đồ dùng văn phòng được an toàn tránh hư hỏng, đổ vỡ hay thất lạc trong quá trình chuyển dọn. Ngoài ra, việc cần chuẩn bị trang thiết bị tháo lắp và di dời sẽ giúp quá trình chuyển văn phòng diễn ra dễ dàng nhanh chóng và đảm bảo an toàn cho tài sản công ty. Cụ thể cách phân loại và chuẩn bị các vật dụng, trang thiết bị là:
- Phân loại đồ đạc: Đồ đạc nên phân thành các loại sau: Cần chuyển, thanh lý hoặc thay mới.
- Chuẩn bị vật dụng đóng gói: Các vật dụng đóng gói gồm: Thùng carton, màng PE, màng xốp hơi, băng keo,… Chúng dùng để đựng hồ sơ và các vật dụng khác hay bao bọc đồ đạc giá trị giúp tránh trầy và tránh đổ vỡ, hư hỏng.
- Chuẩn bị trang thiết bị tháo lắp: Các dụng cụ cơ bản như: Tua vít, cờ lê, búa, kéo, kìm và bộ dụng cụ điện sẽ cần thiết để tháo rời các vật dụng lớn như: Bàn làm việc, tủ tài liệu, và máy móc văn phòng (máy in, máy chiếu, hệ thống máy tính,…).
- Chuẩn bị trang thiết bị di dời: Cần có xe tải có kích thước và tải trọng vừa đủ để chứa đồ đạc cần di dời, cũng như có thể di chuyển dễ dàng nội thành thành phố mà không bị ảnh hưởng bởi tuyến đường cấm tải. Bên cạnh, cần trang bị các xe chuyên dụng như: Xe nâng, xe cẩu, xe đẩy,… giúp việc di dời các đồ vật nặng kềnh như: Két sắt, máy móc thiết bị,… một cách dễ dàng và an toàn.
Các vật dụng và trang thiết bị trên rất quan trọng trong quá trình chuyển văn phòng, tuy nhiên không phải công ty nào cũng có sẵn hay có kinh nghiệm sử dụng chúng. Vì vậy các chủ doanh nghiệp thường lựa chọn việc thuê dịch vụ vận chuyển văn phòng để tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo an toàn cho đồ đạc, máy móc thiết bị văn phòng.
8. Lựa chọn đơn vị vận chuyển phòng chuyên nghiệp uy tín
Làm sao để lựa chọn đơn vị chuyển văn phòng chuyên nghiệp? Việc lựa chọn đơn vị vận chuyển văn phòng chuyên nghiệp, uy tín là yếu tố quan trọng giúp quá trình chuyển văn phòng diễn ra suôn sẻ và tiết kiệm thời gian, công sức. Một đơn vị chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn giảm bớt gánh nặng mà còn đảm bảo tài sản của công ty được bảo vệ an toàn trong suốt quá trình di dời, các tiêu chí lựa chọn cụ thể là:
- Có nhiều kinh nghiệm chuyển văn phòng: Nên chọn các đơn vị uy tín, có thâm niên lâu năm trong ngành. Đặc biệt là sở hữu nhiều kinh nghiệm đóng gói vận chuyển cho từng món đồ như: Bàn ghế, tủ, kệ, nội thất khác; máy tính, máy in, và tài liệu quan trọng,.. và các loại máy móc thiết bị hay hàng hóa, tài sản giá trị cao khác. Bạn có thể hỏi nhân viên tư vấn cách xử lý vấn đề cụ thể hoặc giải pháp vận chuyển di dời cho các đồ đạc, qua đó có thể đánh giá tính chuyên môn của công ty.
- Các cam kết, hợp đồng và chính sách bảo hiểm rõ ràng: Bạn có thể đọc các cam kết trên các kênh truyền thông của công ty. Bên cạnh đó, nên yêu cầu công ty gửi hợp đồng mẫu để xem các điều khoản có hợp lý, rõ ràng không và đã có chính sách bảo hiểm trong đó chưa. Qua đó, giúp bạn có những đối chứng sau khi hoàn thành dự án, cũng như loại bỏ các đơn vị kém uy tín ngay từ đầu.
- Bảng báo giá minh bạch: Một đơn vị uy tín sẽ cung cấp báo giá chi tiết, minh bạch, và không phát sinh chi phí ẩn. Bạn nên yêu cầu báo giá dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói bao gồm các hạng mục cụ thể như: Thuê xe vận chuyển, đóng gói, tháo lắp thiết bị, và các dịch vụ bổ sung khác, để tránh các khoản phí bất ngờ trong quá trình di chuyển.
- Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp & hệ thống trang thiết bị đầy đủ: Đây là yếu quan trọng vì có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình chuyển dọn văn phòng của công ty. Về nhân viên bạn có thể quan sát đánh giá thái độ, chuyên môn qua quá trình là việc từ lúc tư vấn, khảo sát hay đấu thầu dự án. Với hệ thống trang thiết bị bạn có thể xem qua trên profile doanh nghiệp hoặc trên các kênh truyền thông của đơn vị vận tải. Song, bạn nên lưu ý vì nhiều bên hiện nay sử dụng hình ảnh từ các bên khác, vì vậy để kiểm tra hệ thống trang thiết bị tốt nhất nên đến trực tiếp địa chỉ công ty vận tải, qua đó giúp bạn yên tâm hơn.
- Phản hồi và đánh giá từ khách hàng: Trước khi lựa chọn, bạn nên tham khảo các đánh giá và phản hồi từ khách hàng trước đó. Những phản hồi tích cực sẽ giúp bạn đánh giá được độ tin cậy và chất lượng dịch vụ của đơn vị vận chuyển.
>>> Xem thêm: Top 5 công ty chuyển văn phòng chuyên nghiệp uy tín tại TPHCM.
9. Tiến hành chuyển văn phòng
Công ty tiến hành chuyển văn phòng như thế nào? Để đảm bảo quá trình chuyển văn phòng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, các bước thực hiện có thể được chia thành hai trường hợp, tùy thuộc vào việc công ty tự thực hiện việc chuyển văn phòng hay sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, cụ thể là:
- Đối với công ty tự chuyển văn phòng: Cần cử một nhân sự giám sát, và phân chia nhiệm vụ cho các nhân viên còn lại. Cụ thể, giao cho các nhân viên có kinh nghiệm phù hợp thực hiện từng công việc như: Tháo rời, đóng gói hay bao bọc các đồ dùng, nội thất, trang thiết bị của văn phòng. Bên cạnh đó, việc vận chuyển các đồ vật nhỏ gọn có thể chia ra cho nhân viên mang qua công ty mới. Tuy nhiên, đối với các món đồ nặng cồng kềnh nên thuê xe tải chuyển văn phòng để đảm bảo quá trình di dời được an toàn.
- Đối với công ty thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói: Khi sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, công ty chỉ cần giám sát và theo dõi quá trình thực hiện, để đảm bảo đơn vị vận chuyển thực hiện đúng hợp đồng. Sau khi chuyển dọn đến văn phòng mới, công ty cần kiểm danh sách đồ đạc được liệt kê trước đó có được bảo quản an toàn, nguyên vẹn không.
10. Ổn định hoạt động tại văn phòng mới
Công ty cần ổn định hoạt động tại văn phòng mới như thế nào? Sau khi hoàn tất việc di dời, quá trình ổn định hoạt động tại văn phòng mới là bước quan trọng cuối cùng, để doanh nghiệp có thể tiếp tục các hoạt động kinh doanh mà không gặp gián đoạn. Quá trình này nhằm đảm bảo rằng tất cả mọi thứ đều được sắp xếp gọn gàng và có thể vận hành hiệu quả.
Đầu tiên, cần kiểm tra xem đồ đạc và nội thất văn phòng đã được sắp xếp theo sơ đồ thiết kế. Bên cạnh đó, nên thuê đơn vị vệ sinh toàn bộ không gian văn phòng, để tạo môi trường làm việc sạch sẽ và thoải mái cho nhân viên. Tiếp theo, kiểm tra lại các hệ thống quan trọng như: Điện, nước, internet và camera giám sát để đảm bảo tất cả các thiết bị và dịch vụ đều hoạt động bình thường.
Cuối cùng, tổ chức một cuộc họp nhân viên để phổ biến các quy định mới, hướng dẫn sử dụng các khu vực trong văn phòng và thông báo về các thay đổi trong quy trình làm việc (nếu có), để đảm bảo tất cả mọi người đều nắm bắt thông tin và sẵn sàng bắt tay vào công việc tại văn phòng mới.
Tổng kết
Việc lập kế hoạch chuyển văn phòng có thể gặp phải nhiều khó khăn, thách thức, nhưng khi thực hiện đầy đủ các bước từ xác định ngân sách, thiết lập timeline, đến việc lựa chọn dịch vụ chuyên nghiệp và ổn định hoạt động tại văn phòng mới, doanh nghiệp sẽ có một quá trình chuyển dọn nhanh chóng, hiệu quả và không bị gián đoạn. Bên cạnh đó, Chuyển Nhà 24h sẵn sàng mang đến cho quý doanh nghiệp dịch vụ chuyển cửa hàng/ chuyển văn phòng trọn gói chất lượng với giá tốt nhất, liên hệ ngay 1800 0038 để được hỗ trợ tư vấn và báo giá chi tiết.
