Việc thông báo chuyển địa điểm văn phòng là một bước quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, không chỉ giúp duy trì liên lạc với khách hàng và đối tác mà còn đảm bảo sự chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Hiểu được điều này, Chuyển Nhà 24 đã tổng hợp và chia sẻ đến quý doanh nghiệp các mẫu thông báo chuyển văn phòng cùng với các nội dung cần có trong thông báo, và những lưu ý liên quan qua bài viết dưới đây.
Vì sao cần thông báo chuyển địa điểm văn phòng?
Tại sao doanh nghiệp cần thông báo chuyển địa điểm văn phòng? Việc thông báo chuyển địa điểm cửa hàng, văn phòng (địa điểm kinh doanh) là một trong các bước khi lập kế hoạch chuyển văn phòng, đồng thời đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì liên lạc với khách hàng và đối tác, tránh sự cố trong giao dịch. Nếu không thông báo, khách hàng có thể cảm thấy không được tôn trọng và tìm đối tác khác. Bên cạnh đó, việc thông báo chuyển địa điểm cũng thể hiện tính chuyên nghiệp, đồng thời công ty có thể tận dụng để thực hiện các hoạt động truyền thông cho thương hiệu. Ngoài ra, việc thông báo đúng quy trình pháp lý đảm bảo tính hợp pháp và giúp công ty tuân thủ các quy định, tránh rắc rối về thuế hay các thủ tục hành chính liên quan.
Trong bài viết này, Chuyển Nhà 24h sẽ tập trung nhiều hơn việc thông báo chuyển văn phòng đến nhân viên, đối tác và khách hàng. Và không đề cập nhiều đến trình tự thông báo thay đổi địa điểm kinh doanh khác quận hoặc cùng quận như: Thực hiện thủ tục tại cơ quan thuế, Thực hiện thủ tục tại Phòng đăng ký kinh doanh, Thay đổi con dấu,…
Mẫu thông báo chuyển văn phòng cần truyền thông đến những đối tượng nào?
Đầu tiên, công ty cần thông báo đến khách hàng, nhóm đối tượng quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc không thông báo cho khách hàng về địa chỉ mới có thể dẫn đến mất liên lạc, làm giảm lòng tin và ảnh hưởng đến mối quan hệ lâu dài với họ.
Tiếp theo là thông báo đến các đối tác liên quan có thể gồm: Các đối tác trong chuỗi cung ứng, đối tác tài chính, ngân hàng, công ty bảo hiểm, và các đối tác chiến lược khác. Việc thông báo đến các đối tác giúp duy trì sự liên tục trong các hoạt động hợp tác và đảm bảo các thỏa thuận, giao dịch diễn ra thuận lợi và không bị gián đoạn.
Cuối cùng là thông báo đến nhân viên trong công ty, giúp họ chuẩn bị tinh thần, sắp xếp công việc, hay thậm chí có thể tham gia hỗ trợ trong quá trình chuyển dọn văn phòng.
Các nội dung cần có trong mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng
Một mẫu thông báo chuyển văn phòng đầy đủ cần có các nội dung sau:
- Lý do chuyển văn phòng: Giải thích lý do chuyển văn phòng như mở rộng quy mô, nâng cao hiệu quả công việc, hoặc tạo không gian làm việc thuận tiện hơn.
- Thông tin địa chỉ mới: Cung cấp địa chỉ chính xác của văn phòng mới để khách hàng và đối tác dễ dàng tìm thấy.
- Thời gian bắt đầu hoạt động tại văn phòng mới: Thông báo thời gian chính thức bắt đầu hoạt động tại địa chỉ mới.
- Thông tin liên hệ mới: Bao gồm các thông tin về số điện thoại, email, website, mã số thuế,… (nếu có thay đổi).
- Lời cảm ơn: Cảm ơn khách hàng và đối tác đã đồng hành cùng công ty, thể hiện sự tri ân đối với sự hỗ trợ của họ.
Hình thức mẫu thông báo
Hình thức mẫu thông báo có thể thay đổi tùy theo đối tượng và kênh truyền thông. Đối với đối tác lớn và cơ quan chức năng, thông báo nên được soạn thảo dưới dạng công văn chính thức, có chữ ký và đóng dấu công ty. Trong khi đó, thông báo gửi khách hàng và đối tác có thể đơn giản hơn, dưới dạng thư ngắn gọn hoặc email, phù hợp với mối quan hệ không quá trang trọng và yêu cầu sự nhanh chóng.
Các kênh truyền thông để thông báo chuyển văn phòng
- Email: Gửi thông báo trực tiếp qua email đến khách hàng, đối tác và các bên liên quan. Đây là kênh nhanh chóng và hiệu quả để đảm bảo mọi người đều nhận được thông tin kịp thời.
- Website: Đăng bài viết thông báo trên trang web của công ty thậm chí có thể thiết kế banner hoặc popup thông báo để khách hàng dễ dàng nhận ra sự thay đổi địa chỉ mới.
- Liên hệ thông báo trực tiếp qua điện thoại: Thực hiện cuộc gọi cho những khách hàng hoặc đối tác quan trọng để thông báo trực tiếp, giúp duy trì mối quan hệ và giải quyết bất kỳ thắc mắc nào.
- Mạng xã hội: Đăng thông báo trên các nền tảng mạng xã hội của công ty như Facebook, Instagram, Zalo, để dễ dàng tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng hơn, thậm chí có thể tận dụng làm chiến dịch truyền thông cho thương hiệu.
- Treo bảng thông báo tại văn phòng cũ: Đặt bảng thông báo ngay tại cửa văn phòng cũ để khách hàng khi đến địa chỉ cũ có thể nhận biết ngay lập tức về sự thay đổi địa điểm.
- Thư gửi qua bưu điện: Đối với một số khách hàng hoặc đối tác quan trọng, gửi thư giấy qua bưu điện là một cách truyền thống nhưng thể hiện sự trang trọng và tôn trọng đối với họ.
Những lưu ý khi thông báo chuyển địa điểm văn phòng
- Lưu ý về thủ tục pháp lý: Đảm bảo hoàn tất thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh, thông báo với cơ quan thuế và cập nhật trên các văn bản hành chính (hợp đồng, hóa đơn, giấy tờ pháp lý).
- Cập nhật thông tin trên kênh truyền thông: Cập nhật địa chỉ mới trên website, các kênh truyền thông và bộ nhận diện thương hiệu văn phòng online, offline khác như: Phong bì thư, profile công ty, name card, chữ ký email,…
- Kiểm tra và thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng: Nếu có thay đổi liên quan đến địa chỉ giao dịch, đảm bảo cập nhật thông tin ngân hàng và các tài khoản liên quan để tránh sự cố trong thanh toán hoặc giao dịch tài chính.
- Thông báo cho các đơn vị cung cấp dịch vụ: Liên hệ với các bên cung cấp dịch vụ (vệ sinh, bảo vệ, internet, điện thoại,…) để cập nhật thông tin địa chỉ mới và tránh gián đoạn trong các dịch vụ hỗ trợ.
- Kiểm tra lại các hợp đồng đang thực hiện: Đảm bảo rằng mọi hợp đồng với đối tác, khách hàng, hoặc nhà cung cấp đều được cập nhật địa chỉ mới để tránh sai sót trong quá trình thực hiện.
Mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng
THÔNG BÁO CHUYỂN ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH
https://docs.google.com/document/d/1wVIKCjHeMM3YffnA8_rum5aQNp9JSiFw/edit
Mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty thông dụng
https://docs.google.com/document/d/1aZzgLxG1maVnsR0mTcVRJ395wcdELxNt/edit
Mẫu công văn thay đổi địa chỉ công ty gửi Cơ quan ĐKKD
https://docs.google.com/document/d/15U6ruWE5kZE5nxLMTqlJjAmTc17-TSVW/edit
Mẫu thông báo thay đổi văn phòng giao dịch
https://docs.google.com/document/d/1c3mm0b2eyOZAZnFmwha2ItS9bbK-5KFs/edit
Các mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng của các công ty
Tổng kết
Thông báo chuyển địa điểm văn phòng không chỉ đơn giản là một thủ tục hành chính mà còn là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện tính chuyên nghiệp và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng, đối tác. Doanh nghiệp cần thông báo đầy đủ và chính xác đến các đối tượng quan trọng như khách hàng, đối tác và nhân viên để đảm bảo sự liên tục trong hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm dịch vụ chuyển cửa hàng/dịch vụ chuyển văn phòng có thể liên hệ ngay Chuyển Nhà 24h, đơn vị vận chuyển uy tín hàng đầu tại TPHCM hiện nay, để được hỗ trợ tư vấn và báo giá chi tiết nhất.
